Teams 1

FAQ Teams

Nu we allemaal massaal thuiswerken, vergaderen en zelfs gemeenteraden organiseren krijgen we veel vragen over Microsoft Teams. Ondertussen passeerden reeds heel wat webinars over het thema. Webinars herbekijken kost tijd.
 
C-smart bundelt daarom alle prangende vragen die jullie hebben rond de implementatie van Teams in de organisatie, en bekijkt samen met de leverancier van onze aankoopcentrale Software SoftwareONE en Microsoft de passende antwoorden. 

 

1. Algemeen 

Wat is de algemene functie van Microsoft Teams? Waarvoor is het exact ontworpen? 

Microsoft Teams biedt alles aan op om een digitale werkplek mogelijk te maken. Dat gaat van vergaderen, tot bellen, chatten en delen van documenten. Teams zorgt ook voor verbindingen met andere Microsoft applicaties en maakt het mogelijk de volledige workflow in kaart te brengen.

 

Hoe verhoudt Teams zich ten aanzien van andere toepassingen binnen het Microsoft 365 pakket? Wat is bv. het verschil tussen Onedrive, Sharepoint en Teams? 
  • In OneDrive for Business kan een gebruiker aan documenten werken met de mogelijkheid deze later te delen met anderen.
  • SharePoint Team sites is een locatie waar verschillende manieren van samenwerken samenkomen. Hier wordt gewerkt aan documenten binnen een project of afdeling.
  • Microsoft Teams daarnaast is een locatie waarin de voordelen van SharePoint Team sites en diverse communicatiemogelijkheden samenkomen. Hierin kunnen ook de functionaliteiten van andere producten worden toegevoegd.

 

Hoe kunnen gebruikersrollen en functies worden ingesteld en beheerd in MS Teams? Is dit mogelijk om te beheren op organisatieniveau? Dienstniveau? Functieniveau? Individueel niveau?

Een eigenaarteam is eigenaar van de records en beschikt over toegewezen beveiligingsrollen. De bevoegdheden van het team worden gedefinieerd door deze beveiligingsrollen. Naast de bevoegdheden die worden geboden door het team, hebben teamleden de bevoegdheden die zijn gedefinieerd door hun individuele beveiligingsrollen en door de bevoegdheidsovernamerollen van de teamleden. Een team heeft volledige toegangsrechten voor de records waarvan het team eigenaar is. Teamleden worden handmatig toegevoegd aan het eigenaarteam.

Een Azure Active Directory (Azure AD) groep team. Net als het eigenaarteam kan een Azure AD-groepsteam eigenaar zijn van records en kunnen er beveiligingsrollen aan het team zijn toegewezen. Er zijn twee typen groepsteams en deze corresponderen direct met de Azure AD-groepstypen - beveiliging en Office. De beveiligingsrol van de groep kan alleen voor het team zijn of voor teamleden met gebruikersrechten overerving van ledenrechten. Teamleden worden dynamisch afgeleid (toegevoegd en verwijderd) wanneer ze toegang krijgen tot de omgeving op basis van hun Azure AD-groepslidmaatschap.

Een toegangsteam is niet de eigenaar van records en beschikt niet over beveiligingsrollen die aan het team worden toegewezen. De teamleden hebben bevoegdheden die door hun individuele beveiligingsrollen worden gedefinieerd en door de rollen van de teams waarvan zij lid zijn. De records worden gedeeld met een toegangsteam en aan de teamleden worden toegangsrechten verleend voor de records, zoals Lezen, Schrijven of Toevoegen.

 

Hoe wordt er omgegaan met (externe) gasten? Hoe zorg je ervoor dat zij geen inzage hebben in andere zaken van de interne organisatie?

Zoals hierboven reeds vermeld heeft elk lid in Teams een rol, en voor elke rol zijn er verschillende machtigingen. Zo heb je teameigenaren en 'gewone' leden, maar daarnaast is het ook mogelijk om gasten toe te voegen. 
Gasten zijn mensen van buiten de organisatie die een teameigenaar uitnodigt om deel te nemen aan het team, zoals partners of consultants. Gasten hebben minder mogelijkheden dan teamleden of teameigenaren, maar ze kunnen nog steeds veel doen.

Meer weten? Klik dan hier.

 

Hoe kan je optimaal zoeken in MS Teams?

U beschikt over een paar opties voor het zoeken en filteren van berichten, personen, bestanden en andere informatie die in Teams wordt gedeeld:

  • Open een willekeurige zoekopdracht in het vak opdracht boven aan de app. Wanneer je een woord of naam typt, begint teams om suggesties te doen. Klik op een van de suggesties of druk op ENTER om een volledige lijst met resultaten weer te geven.
  • Je gaat naar een zoekpagina met een lijst aan de linkerzijde van de app. Selecteer een van de items om de volledige weergave van het item weer te geven.

 

2. (Informatie)veiligheid

Hoe kunnen de data die in teams en andere cloudsystemen van Microsoft zitten optimaal beveiligd worden? 

Teams zorgt voor teambrede en organisatiebrede twee-factor authenticatie, eenmalige aanmelding via Active Directory en versleuteling van gegevens tijdens verzending en wanneer je niet actief bent. Bestanden worden opgeslagen in SharePoint en worden ondersteund door SharePoint-encryptie. Notities worden opgeslagen in OneNote en worden ondersteund door OneNote-encryptie. De OneNote-gegevens worden opgeslagen op de SharePoint-site van het team. Het Wiki-tabblad kan ook worden gebruikt voor het maken van aantekeningen en de inhoud ervan wordt ook opgeslagen op de SharePoint-teamsite van het team. 

Ontdek meer over de veiligheid van Microsoft Teams op deze website. 

 

Welke risico’s zijn er verbonden aan het toelaten van gasten in Teams? Hoe kunnen we Teams voor gasten afsluiten en op deze regel uitzonderingen toestaan?

De 'guest access' kan je steeds zelf afzetten en helemaal zelf beheren. Hoe dat juist in zijn werk graag vind je via deze webpagina. Om ervoor te zorgen dat je geen slapende accounts in werking hebt staan van bepaalde gastenaccounts kan je met Powershell scripts team sites monitoren naar gebruik e.d. Meer info daarrond vind je hier. 

 

Met MS Teams aan te maken is ook een hele Sharepoint-omgeving aangemaakt, hoe behouden we hier een overzicht op en zorgen we ervoor dat we de informatieveiligheid kunnen waarborgen?

Het werken in Teams biedt veel voordelen op het gebied van samenwerken met je collega's en voor scholen studenten. Binnen Teams is er de mogelijkheid om bestanden te delen en te bewerken. In Teams is het (nog) niet mogelijk om een bestand rechtstreeks te beveiligen. Dit is wel mogelijk via SharePoint. Je kan daarnaast ook je 'policies' definiëren voor Teams die verdere reflectie hebben onderliggend in SharePoint.

Microsoft bundelde enkele aanbevelingen hierover via deze webpagina. 

 

3. Opzetten van gemeenteraad 

Wat is de optimale manier om een gemeenteraad op te zetten waarbij het mogelijk is om een stemming te organiseren?

Rond het organiseren van een gemeenteraad verwijzen we graag naar een goede leidraad van Stad Gent die je kan vinden op de webpagina van VVSG.

Wat betreft stemmen zijn er verschillende oplossingen. Eén daarvan is via Forms. Hans van der Meer van Microsoft heeft dit uitgebreid besproken in een whitepaper die je hier kan terugvinden.

Ook via 'third parties' is het mogelijk om een veilige stemming te organiseren. Zo hebben ze bij Green Valley Belgium aangekondigd dat zij de module digitaal stemmen kosteloos kunnen activeren zolang de coronacrisis voortduurt voor de applicaties Notula en Parnassus8. Ook bij Cipal Schaubroeck zijn er mogelijkheden met CSsign. Een ander voorbeeld is Meeting Decisions

 

Welke functionele mogelijkheden zijn er rond bv. koppelingen met notuleringstoepassingen? 

Je kan altijd add-ins bouwen voor teams zodat deze mee in de tab terecht komen van de teams meeting. Sommige third party oplossingen zoals hierboven beschreven maken daar gebruik van en voorzien ook volwaardige notulenbeheer. Daarnaast kan je als organisatie deze ook zelf gaan bouwen.

Alle integratie is gebaseerd op Teams API met Graph.

Meer informatie hierrond vind je terug via Microsoft. 

 

Hoe kunnen sprekers tijdens de gemeenteraad op beste manier het woord vragen?

In dit geval is het zo dat wanneer je gebruik maakt van de desktopversie van Microsoft Teams er maximaal vier personen tegelijk tijdens een vergadering kunnen worden weergeven. Welke personen zijn dit dan? Microsoft Teams maakt gebruik van ‘active speaking’, wat inhoudt dat wanneer een persoon aan het woord is, deze persoon in beeld verschijnt. De laatste vier personen die gepraat hebben zie jij dus terug op je scherm. Wil jij liever bepaalde personen blijven zien? Wanneer je met je rechtermuisknop op de initialen of foto van deze persoon klikt dan kan je kiezen voor ‘vastmaken’. Mocht je toch liever iemand anders weer zien dan klik je weer met je rechtermuisknop op deze persoon en dan klik je op ‘losmaken’. Verder liet Microsoft ook weten dat zij deze maand "Raise Hand" zullen lanceren. 

 

4. Sensibiliseren en informeren van medewerkers?

Op welke manier maken we best gemakkelijke organisatiebrede afspraken en richtlijnen met onze medewerkers rond het efficiënt en eenvormig gebruiken van Teams? 

Bij deze vraag maken we het onderscheid tussen de opzet via de gratis versie (die in deze tijdelijke situatie te gebruiken is) en de omschakeling naar een definitieve uitrol in de organisatie. Er wordt voor de gratis testversie van MS Teams steeds een quick-starter aangeboden met de uitleg hoe je teams kan gebruiken in jouw organisatie. Om definitief te implementeren is het beter enkele workshops te organiseren waar je een aantal aspecten dieper bekijkt: overzicht van de functionaliteiten, welke profielen er dienen gedefinieerd te worden, change management,... De werking van Teams helemaal op maat van de organisatie afstemmen, dient dus apart en gedetailleerd bekeken te worden. 

Get Started with Microsoft Teams – A Beginners Guide

SoftwareONE organiseerde een interessant webinar over hoe je gemakkelijk met Microsoft Teams van start kan gaan. Het is onderdeel van een tweedelige webinar serie waarin wordt uitgelegd hoe je efficiënter kan werken van op afstand. Bekijk het hier!

Heb je nog een aanvullende vraag voor onze FAQ? Laat het ons weten!

Aankoopcentrale Software

Nieuwsgierig naar onze aankoopcentrale Software? Je vindt alle nodige informatie op onze webpagina!