Raamovereenkomst Burgerparticipatie 

Overheidsopdracht CSMRTBUR25: Participatieprocessen en ondersteunende dienstverlening

Over de raamovereenkomst

Via deze raamovereenkomst kunnen afnemers participatieprojecten laten inrichten en ondersteunen, gericht op het structureel betrekken van burgers en ev. andere belanghebbenden bij (lokale) beleidsvraagstukken. Dit omvat zowel het ontwerp, de uitvoering en de ondersteuning van participatieprocessen als de evaluatie en terugkoppeling naar de betrokken afnemers. De opdrachtnemer hanteert daarbij een best passend digitaal instrumentarium. De deelprojecten slaan typisch op de “end-to-end” realisatie van een specifieke casus. 

De opdracht en de opdrachtnemers

De overheidsopdracht aan de basis van deze raamovereenkomst was opgesplitst in twee percelen. Voor perceel 1 kon geen overeenkomst worden gesloten. Deze raamovereenkomst slaat op de uitvoering van perceel 2 van de overheidsopdracht CSMRTBUR25.  

De raamovereenkomst werd gesloten met DBP Partners+, een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid die de ondernemingen Indiville bv, Bpact bv, Levuur bv en Tree bv verenigt. DBP Partners+ kan in de uitvoering van perceel 2 van de opdracht instaan voor: 

  • Het ontwerp op maat van participatieprocessen, van verkennende studie tot volledig procesontwerp; 
  • De organisatie, begeleiding en uitvoering van participatieprojecten (digitaal, fysiek of hybride); 
  • Kwantitatieve en kwalitatieve bevragingenrond (lokale) beleidsvraagstukken; 
  • Doelgroep- en stakeholdertrajecten via passende participatievormen zoals informatiesessies, burgerfora, co-creatieworkshops, panels, mini-publics, …; 
  • Het voorstellen en aanbieden van benodigde digitale tools en logistieke middelen ter ondersteuning van het participatieproces; 
  • Rapportering en evaluatie van participatietrajecten, interpretatie van resultaten en concrete aanbevelingen; 
  • … 

Bereik

C-smart dv treedt op als aankoopcentrale. De raamovereenkomst kan worden gebruikt door de leden van de dienstverlenende vereniging C-smart en door een brede doelgroep van Vlaamse besturen en andere entiteiten: 

  • Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun districten, verenigingen en verzelfstandigde entiteiten; 
  • Alle Vlaamse provincies en provinciale instellingen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten; 
  • Alle Vlaamse hulpverlenings- en eerstelijnszones, politie-, brandweer- en veiligheidsdiensten; 
  • Alle welzijnsverenigingen in Vlaanderen; 
  • Alle cultuurhuizen en culturele centra in Vlaanderen; 
  • Alle Vlaamse huisvestingsmaatschappijen en hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten; 
  • Het Vlaams Parlement; 
  • Alle entiteiten binnen het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 zoals opgesomd in Afdeling 1 “Definities met betrekking tot het toepassingsgebied” Artikel I.3. met uitzondering van de externe overheden (8°);  
  • Organisaties die op eigen verzoek nominatief werden vermeld in de daarvoor voorziene bijlage bij de opdrachtdocumenten. 

Looptijd

De raamovereenkomst werd gesloten op 22 december 2025 en heeft een looptijd van 4 jaar vanaf de datum van sluiting. In functie van bijzondere overgangsmaatregelen kan de raamovereenkomst maximaal twee keer worden verlengd met telkens 12 maanden, onder dezelfde voorwaarden. 

Niet-exclusief

De raamovereenkomst is niet-exclusief. De C-smart aankoopcentrale en alle andere afnemers kunnen binnen het raamcontract afnemen, maar behouden de vrijheid om (waar passend) ook via andere toegelaten aankooproutes te werken. Er geldt geen enkele aankoopverplichting. 

De C-smart aankoopcentrale

Volgens het bestek met publieke referentie “CSMRTBUR25” treedt C-smart dv op als aankoopcentrale. C-smart dv is opdrachtgever en aanbestedende overheid voor de raamovereenkomst, maar is niet noodzakelijk de contracterende partij in de deelprojecten. Alle afnemers kunnen rechtstreeks contracteren met de opdrachtnemer DBP Partners+, vertegenwoordigd door Indiville bv. 

Vanaf de datum van de sluiting, 22 december 2025 kunnen de besturen vrijblijvend toetreden tot de raamovereenkomst o.b.v. een eenvoudige (raads)beslissing (hier te downloaden). 

Een informatiebundel is beschikbaar ter ondersteuning van dit proces. Elk bestuur binnen het bereik van de raamovereenkomst kan deze bundel bekomen door de vertrouwelijkheidsverklaring te downloaden en ondertekend terug te sturen naar aankoopcentrale@c-smart.be. 

Deze bundel bevat: 

  • de Europese oproep 
  • de stukken m.b.t. de evaluatieprocedure incl. een uittreksel uit de offerte van DBP Partners+ 
  • de gunningsbeslissing van de Raad van Bestuur van C-smart dv 
  • de stukken m.b.t. de toewijzing en sluiting van de opdracht 

Na goedkeuring door het bevoegde orgaan en bezorging van een afschrift van de (raads)beslissing aan aankoopcentrale@c-smart.be krijgt u toegang tot alle voordelen van de raamovereenkomst CSMRTBUR25.

Algemene informatie

Voor algemene informatie m.b.t. dit initiatief kan u contact opnemen met de C-smart aankoopcentrale via: