Notulenbeheer

Overheidsopdracht CSMRTNOT25 (perceel 1): notulenbeheer

 

Over de raamovereenkomst

Via deze raamovereenkomst kunnen afnemers oplossingen verwerven voor het digitaal ondersteunen en optimaliseren van het volledige notuleringsproces.

De raamovereenkomst biedt licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, hardware, onderhoud en onderhoud en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. oplossingen voor notulenbeheer en bijhorende dienstverlening.

Het doel van het notulenbeheersysteem is om vergaderingen volledig digitaal voor te bereiden, inclusief het opstellen en agenderen van agendapunten, het bijwonen van vergaderingen, en het maken van notulen voor verschillende raden alsook het mogelijk maken tot publicatie volgens de vigerende wet- en regelgeving waar nodig.

De oplossingen zijn specifiek afgestemd op de noden van de publieke en semipublieke sector en maken het mogelijk om:

  • papierloos te vergaderen;
  • besluitvorming te structureren en te standaardiseren;
  • en transparantie en efficiëntie te verhogen.

De opdrachtnemer voorziet een end-to-end dienstverlening, inclusief levering, implementatie, configuratie, migratie, opleiding en ondersteuning.

De opdracht en de opdrachtnemer

De overheidsopdracht aan de basis van deze raamovereenkomst slaat op de uitvoering van de overheidsopdracht CSMRTNOT25 (perceel 1: notulenbeheer).

De raamovereenkomst werd gesloten met Green Valley Belgium NV.

Green Valley kan in de uitvoering van de opdracht instaan voor:

  • Het leveren van licenties, gebruiksrechten en cloudoplossingen voor notulenbeheer;
  • De volledige implementatie van de oplossing (installatie, configuratie en datamigratie);
  • Het digitaal ondersteunen van het volledige vergader- en besluitvormingsproces;
  • Het opzetten van systemen voor agendering, besluitvorming en verslaggeving;
  • Integratie met bestaande backofficetoepassingen;
  • Het faciliteren van papierloos vergaderen;
  • Het aanbieden van opleiding, begeleiding en gebruikersondersteuning;
  • Het voorzien van onderhoud, updates en helpdesk;
  • Het garanderen van veilige gegevensverwerking conform GDPR en relevante regelgeving;

Het aanbieden van rapporteringsmogelijkheden en publicatiefunctionaliteiten.

Bereik van de opdracht

C-smart dv treedt op als aankoopcentrale.

De raamovereenkomst kan gebruikt worden door:

  • Alle deelnemers van C-smart;
  • Alle andere Belgische lokale en provinciale besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
  • Alle Belgische politie- en brandweerzones, hulpverlenings- en eerstelijnszones;
  • Alle Belgische overheidsinstanties;
  • Alle andere Belgische bovenlokale overheden;
  • Alle Belgische zorgbedrijven;
  • Alle Belgische intercommunales;
  • Alle Belgische ziekenhuizen;
  • Alle Belgische universiteiten en scholen;
  • Alle Belgische sociale woonmaatschappijen;
  • Alle Belgische havenbedrijven;

De dienstverlening kan plaatsvinden op locaties van de afnemers en over het volledige Belgische grondgebied.

Looptijd

De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van sluiting (29 april 2026).

Binnen deze periode kunnen afnemers deelopdrachten plaatsen. Elke individuele afroep heeft een eigen looptijd van maximaal 4 jaar.

De totale looptijd (raamovereenkomst + uitvoering van deelopdrachten) kan daardoor oplopen tot maximaal 8 jaar.

Niet-exclusief

De raamovereenkomst is niet-exclusief.

Dit betekent dat:

  • afnemers vrij zijn om gebruik te maken van deze raamovereenkomst;
  • er geen aankoopverplichting geldt;
  • en afnemers desgevallend ook andere aankoopprocedures kunnen volgen.

C-smart aankoopcentrale

C-smart dv treedt op als aankoopcentrale en staat in voor de overkoepelende coördinatie en opvolging van de raamovereenkomst.

De aankoopcentrale:

  • beheert de raamovereenkomst en de contractuele voorwaarden;
  • organiseert het overleg met de opdrachtnemer(s);
  • en ondersteunt afnemers bij het gebruik van de raamovereenkomst.

Afnemers blijven zelf verantwoordelijk voor hun individuele bestellingen, de opvolging van de uitvoering en de oplevering van de geleverde diensten.

Vanaf 29 april 2026 kunnen de afnemers vrijblijvend toetreden tot de raamovereenkomst door een eenvoudige (raads)beslissing.

Een informatiebundel is beschikbaar ter ondersteuning van dit proces. Elk bestuur binnen het bereik van de raamovereenkomst kan de informatiebundel verkrijgen door een vertrouwelijkheidsverklaring te downloaden en ondertekend terug te sturen naar aankoopcentrale@c-smart.be.

Na goedkeuring door het bevoegde orgaan en bezorging van een afschrift van de (raads)beslissing aan aankoopcentrale@c-smart.be kan het bestuur gebruik gaan maken van de raamovereenkomst CSMRTNOT25 (perceel 1 : notulenbeheer).

Algemene informatie

Voor algemene informatie over deze raamovereenkomst kan u contact opnemen met: